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メールを甘く見てはいけない!メールでは力を温存しないで出し切ろう

メールを作成する女性

実際に会って話す場合と、メールで送信された文章を読むのとでは、同じ内容でも、受け取り方が異なってくる場合があります。メールの書き方によって、実務的な用件以外の部分が、良くも悪くも取られることがあります。メールを上手に駆使すれば、相手との良好な関係を築く便利ツールになること間違いなしです。

 

メールを重ねて相手との距離を縮めよう

仕事においても、プライベートの友人関係においても、メールを利用する場合が多くなっています。日常生活での「書く」という行為の中で、「メールを書く」という作業は、かなりの割合を占めていると思われます。

 

仕事絡みで、初対面の相手に挨拶する場合、例えば、「突然申し訳ありません。上司の鈴木から貴方様のメールアドレスを聞き、メール差し上げます。」という書き出しで、取引先の担当者とメールを通してコンタクトを取ることが出来ます。

 

以前、メールが普及していなかった頃には、こういったことは、手紙を出さなくてはいけませんでした。手紙となると、重みが増し、気軽に出来ることではありませんでした。

 

名刺にも、メールアドレスが記載されていますので、名刺交換をした後、「後ほどメールさせていただきます」と、メールで仕掛けて、それから、「では、詳細は電話で」とか、「一度、お目にかかって」という運びになることもあるでしょう。

 

仕事上だけでなく、男女関係でも、メールの普及によって、連絡の取り方が変わってきたのではないでしょうか。「直接1対1で会うのは気が引けるけれど、メールくらいならOKです」という関係もあるのではないでしょうか。

 

メールを最初の一歩として、そこから、仲良くなっていくケースも考えられます。昔に比べて、男女関係でのお近づきになるチャンスが、手の届きやすいものになったはずです。メールのやりとりを上手く進めていけば、お付き合いに発展することもあるかもしれません。

 

同じようなことが、仕事でも言えます。新しい取引先を開拓する場合など、メールでアプローチを行って、契約につなげることも出来ます。メールは、最初は知らない者同士であっても、やりとりを重ねることによって、関係性を密に、太くしていくことが可能な便利な道具と言って良いでしょう。

 

軽めの打診メールからビジネスチャンスを広げていこう

ビジネスシーンにおいて、自分を相手に売り込みたい時、メールは非常に使えるツールです。初めから、ガッツリ自分を押すのではなく、相手の出方を見ながら、慎重に行う必要があります。まずは、名刺交換をした後なら、そのお礼のメールからスタートするのが、スマートではないでしょうか。

 

そのお礼メールを発端に、数回、メールのやりとりをしていき、「現在、私はこういうアイデアを企画しようとしています。御社の○○事業のビジネスとして考えた場合、いかがでしょうか。」という具合に、メールの中で、サラッとあなたの企画を持ち出してみて下さい。そして、相手の反応を見ましょう。

 

相手がのってきたら、メールでさりげなく打診してみましょう。「最近の報告です」と、間を取りながら、相手に負担と感じられないようなペースで、順次メールを送信します。これが、手紙や電話だと、迷惑がられる場合もありますが、メールだと、わずらわしいと思われることも少なく、うるさがられることもありません。

 

もちろん、相手から積極的な意見や反応がもらえたら、すぐに回答しましょう。その時に注意すべきことは、自分の利益を主張するような文面は差し控えて下さい。相手にとって好条件になるような提示をしてあげましょう。最初は持ちつ持たれつの対等な関係ではなく、相手を有利な立場において話を進めていくべきです。

 

「仮に、この企画に興味をお持ちでしたら、私を使ってみていただけませんか。」という具合に申し出てみましょう。条件も「当社は、まだこの点に関して実績が少ないので、相場の半額でやらせていただきます。」などという低姿勢が好ましいでしょう。決して良い条件でなくても、まず実績を増やすことが大事なので、実績を作りましょう。

 

低価格で、質の高い仕事をこなせば、相手からの信頼が得られます。そうなれば、「これからは、どんどん彼に仕事を任せてみよう。」と仕事の受注が舞い込むかもしれません。または、「良い仕事をしてくれているから、価格を引き上げてあげよう。」となるかもしれません。

 

メールを糸口にして、ここまで進展出来たら、ビジネスメールの達人です。最初は、こちらの利益は見込まれず、下手すると、赤字覚悟の資金投資になるかもしれませんが、徐々に信頼を獲得することにより、いつかは、対等な関係に持っていけるようなビジネスチャンスにつなげていくことが出来ます。

 

上司からの依頼メールには、「よろこんで!」の気持ちを前面に出していこう

メールでのやり取りで、自分に利益を生む場合があるのは、取引先とのメールだけではありません。社内の中でのメールでも、自分の評価を高めることが出来るチャンスがあります。

 

上司からのメールは、特に丁寧に扱うべきです。上司から「すまないが、これを引き受けてくれないか。」と何か雑用的な作業を依頼された時、その作業がどんなものであっても、極力引き受けるべきです。その時の回答は、「やらせていただきます。」と言うのがベストです。

 

そうやって、上司からの依頼を快く引き受けていると、いつか上司が大きな案件を立ち上げる時には、あなたもメンバーに抜擢してもらえるかもしれません。これは、つまり出世のチャンスです。出世するためには、誰かに認めてもらわなければなりません。自力だけでは成し遂げられないのが、出世だと思います。

 

「こいつは、いつも俺のために頑張ってくれているな。」とか、「面倒なことでもいつも引き受けてくれてやる気があるなあ。」とか、上司からの信頼を得ることが大変重要です。上司に送信するメールには、「やらせていただきます。」という気持ちを文章に入れ込んで書きましょう。

 

大手居酒屋チェーン店では、「はい、よろこんで!」が合言葉のようになっているところがあります。チェーン店では、マニュアル化されたあいさつなのでしょう。しかし、この居酒屋チェーン店ではない、個人経営の居酒屋でも、お客様から注文が入ると、「よろこんで!」とあいさつをするお店があるそうです。

 

その店の店長は、いつもテンション高めで、何を頼んでも、「よろこんで!」と声をかけてくれるそうです。小さい店なので、接客マニュアルが完備されているとも思えないそうです。

 

これは、単に、店長の本心が現れているもので、「よろこんで!」と自然と何のためらいもなく発せられた言葉なのでしょう。店長は、お水を頼んでも、「よろこんで!」と言ってくれるそうです。それを見たお客さんは、「店長、やる気があるなあ」と感じることでしょう。

 

そんな店長を見ながら、好印象を持った状態で、お会計を済ますと、「この店に、また来たいな」と多くのお客さんは思うでしょう。店の利益にならないお水の依頼にも、顔色変えないで、「よろこんで!」と言える、この態度が大切なのです。

 

上司と部下の関係も、この居酒屋の店長とお客さんの関係と似ていると言ってよいでしょう。上司に対しては、「よろこんで!」という気持ちのメールで返信すべきです。いつもコツコツ自分の依頼に答えてくれる部下に対して、上司は「いつか良い仕事を与えてあげよう」とひいき目にみてくれるはずです。

 

上司に仕えるように甲斐甲斐しく働いていると、その努力は、いつかきっと実る日が訪れます。上司に向けて、「あなたのために尽くしていますよ!」とアピールするには、元気よく、「!」などの記号を使用して、メールを書いて、メールの印象をあげましょう。

 

メールでやる気を見せよう!

メールに「!」をつけた方が良いと前述しましたが、大袈裟過ぎはしないかとか、少々抵抗があると思っていませんか?

 

実際に対面して話したり、電話で話したりする時には、相手の顔色や、声のトーン、しゃべり方や態度で、やる気がうかがえます。

 

メールだと、文章からそれらを推測することしか出来ないので、体力的に疲れていても、本当はやる気が出なくても、そんな時に書いたメールでも、「!」をつけておけば、やる気が感じられる印象を相手に与えることが出来ます。それがメールの良いところです。

 

上司からの頼まれごとは、「よろこんで!」の姿勢で、常に返信しましょう。仕事が立て込んでいて、急な頼まれごとをやっている場合でない時でも、メールの中だけでは、「よろこんで!」と返しましょう。上司も、あなたが暇だとは思っていないはずです。忙しいのに、急な作業にも対応してくれてガッツがあると評価が上がるはずです。

 

例えば、真夜中に、もし、上司から何かの依頼メールが来たら、「夜中のメールありがとうございます。」と、逆にお礼で交わすぐらいのユーモアがあっても良いでしょう。上司へのメールのお決まりのフレーズとして、「よろこんで!やらせていただきます。」を日常化してしまいましょう。

 

「よろこんで!」の精神が、そのうち上司に認められて、きっと出世の近道となってくれることでしょう。

 

用件以外の「プラスα」をメールにつけ足して個性を出していこう

仕事上でやりとりするメールは、用件確認するということがメインで、仕事と割り切って事務的な内容のみが粛々と書かれることが多いです。けれども、あなたも相手もお互い人間同士ですから、仕事をするなら、より良好な人間関係を築くことが出来れば、後の取引も良好に進められるでしょう。

 

そのためにも、メールには用件だけではなく、人間味のある何かを書き加えてみることをお勧めします。電話や手紙だとそれとなく伝えることが出来る言葉の意味合いを、仕事上のメールでは、不要なものとされて割愛されがちです。それでは、人間的な関係性が発展しません。

 

そこで、実務的な内容に加えて、自分の近況報告を交えた「プラスα」を書き足してみましょう。ほんの少しのコメントを追加するだけで、メールのやりとりの中で、人間的な関係が発展し、今後の仕事もスムーズにいくことでしょう。仕事上では何度かやりとりしている相手に対して、あなたの個人的な体験や感想を少しだけ添える程度で構いません。

 

例えば、「先週末、東京マラソンに出場して完走することが出来ました。久しぶりに本気になって、いい汗をかきました。」などと書いたら、相手は、「私の友達もそのマラソンに出場していて応援に行きました。」と返してくるかもしれません。それを糸口に話がはずんで、その後のやりとりは、格段にスムーズになるはずです。

 

さりげない近況報告から生まれた人間関係から、徐々にお互いの理解を深めることが出来れば、仕事でのトラブルが発生した場合も、「○○の理由で納品が遅れてしまいます。」と書いたら、「そういうことでしたか。」と、了解してもらえる場合もあります。メールから発展した人間関係により、仕事のトラブルも円満に解決出来たりもします。

 

あくまでも、さりげない近況報告や感想が好まれます。自分のことだけ、あまりにもアピールし過ぎると、「友達でもないのに、自分のことばかり長々と話してくる人だなあ。」と思われてしまいます。そうならないように注意して下さい。

 

プラスαの用件以外の個人的な要素を含む部分をメールに含めていくことによって、あなた自身の個性が相手に理解してもらえるようになり、何かの折には、「A社の○○さんに依頼しよう」と、思われるような信頼を獲得することも可能です。こうして、あなた自身の人脈を広げていって下さい。

 

あなたは会社の担当として、その取引先とやり取りする機会があるでしょうが、あなた自身の人間性が気に入られて、会社名抜きにして、あなたの信頼でビジネスチャンスが舞い込んでくることもあるかもしれません。

 

担当者が転勤などで異動してしまうと、その取引先との取引が終了してしまうことも少なくありません。メールを上手に駆使して、取引先との良好な関係を確立して、特別な担当者になれるように努力して下さい。

 

手紙のような削除しづらいメールで、あなたの心の中を見せよう

メールで送受信される文章は、短いものが多いです。そんな中で、たまには手紙のような感覚のちょっと長めのメールを送ってみるのも、人間関係を深めるためには有効な手段です。長めのメールは、もらった相手からすれば、すぐに削除するのをためらって、消せないメールになりやすいです。

 

仕事で初めて打ち合わせの時に知り合った相手に、少しばかりの感想を書いてメールで送ってみるのも良いでしょう。会って話していた時に話題に上っていたことがあれば、「先ほどの話に関係するこれを読んでみて下さい。」などと、参考になる本や記事を紹介するレベルであれば、相手が身構えることもないでしょう。

 

実際に会って話すと伝わりやすいニュアンスなどもあるでしょうが、落ち着いて、文章に書くということで、自分の人間性を包み隠さず表現出来る場合もあります。書くという行為が、心を開きやすくすることもあります。

 

相手がその文章を読んで、「あの人は、こんな風に深く考えていたんだな」という風に思ってもらえたら、お互いの関係性が深まることでしょう。相手も心を開いてくれて、あなたに良い印象を持ってもらえるはずです。

 

仕事以外のプライベートでも、メールはあなたの深みを表すことが出来るでしょう。意中の異性に、ラブレターやラブメールを送るのは、勇気がない時や、送ったら引かれてしまうような時は、さりげないけれど、あなたの人間性を垣間見ることが出来るようなメールを送信してみてはどうでしょうか。映画の感想などでも構いません。

 

メールを受信した相手は、今までとあなたを見る目が少し変わるかもしれません。それがきっかけとなって、二人の距離が急接近する可能性もあります。しかし、やたらとこの手段を使い過ぎると、男女関係は混乱する可能性もあるので、異性への削除しづらいメールは、使い方をよく考えてから送信するようにしましょう。

 

案件の正式スタート前に、打診メールで取引先の気持ちを探る

仕事上のメールでは、メールが正式文書となることはありませんが、その前段階という意図もあります。社内で正式にスタートの指令が出ていない案件でも、調査段階で取引先に協力してもらえるかの確認を打診してみる時、相手にとっては、そんなに良い条件ではない場合などに、メールを有効に使ってやりとりしましょう。

 

日常業務のやりとりのメールの最後に、「来月から当社で○○のような案件を検討中です。御社でご興味はおありでしょうか。」などの文章を追記してみます。そのメールを受信した相手は、少々驚くかもしれませんが、何らかの反応を示してくれるでしょう。

 

その反応が、積極的なものであれば、次は電話してみると良いでしょう。その電話で、詳細を伝えて、「これは取引出来そうだ。」と認識したら、電話終了後、ただちに次なるメールを打ち始めましょう。「只今、電話でお話したことを書面に致しました。」とメールを送信します。

 

電話の直後にメールが来たら、相手は「確定」のイメージを持ちます。電話とメールの2つのツールを上手く使って相手とやりとりするのが効果的です。案件が非公式の段階で、面会に行くのはやめておいた方が良いでしょう。メールで打診して、電話でニュアンスをチェックしてという段取りで進めると、強引過ぎず、ビジネスチャンスが広がります。

 

打診のメールでは、もちろん案件の内容だけを送信するのではなく、相手の心を動かすような言葉を添えると、より有効です。「お客さんは御社の○○の製品を気に入っておられて、今回も○○の部品は、御社のものがあれば使いたいと熱望されています。」などと追記すれば、悪い気はしないでしょう。こういう文章も打診メールには不可欠です。

 

打診メールは断る時こそ慎重に

先ほどまでは、打診メールを送信する側の立場の話をしましたが、ここからは、打診メールを受信する立場の話をしていきます。

 

打診メールが来ても、全ての依頼に応じられるとは限りません。打診メールの中には、少々怪しいものも含まれています。打診メールは、内容をしっかりと見極めて、簡単に安請け合いしてしまわないように注意が必要です。

 

取引先の会社からというより、送信してきた相手個人の先走りによる依頼などは、特に引き受けるべきではありません。様々なトラブルに巻き込まれないように、危険を感じられるような依頼を的確に見抜く力もつけていって下さい。これは安全、大丈夫、利益につながりそうという打診を嗅ぎ分けて、返信しましょう。

 

言い換えれば、あなたが打診メールを書く際にも、送信する相手に嫌がられないようなメールを送らなければいけません。相手によって、好き嫌いが分かりやすいのが、使用する単語です。人それぞれNGワードのようなものは存在するでしょう。

 

例えば、ビジネス用語のカタカナ語が嫌いな人は、メール内にそのようなワードを発見した途端に、テンションが下がる場合もあります。メール内で使用する単語の選択や、言い方には十分注意して、慎重に書きましょう。

 

打診のメールに対して、断りたい場合、ここにも注意がいります。断られた相手との今後の関係性を壊さないためにも、相手の感情を傷つけないように細心の注意を払って下さい。

 

打診のメールをもらった時、あなたは軽い打診だと認識したとして、断ってしまっても、もしかすると、相手にとっては、ここ一番頑張っている新規案件の熱意のある打診ということも考えられます。断った後になってから、その事実を知り、引き受けるべきだったと後悔する可能性もあります。

 

相手から「了解しました。突然、こんな申し出をして申し訳ありませんでした。失礼致しました。」とメールの返信があったとします。しかし、相手の本心は「この仕事を断りましたね。実は、あの案件は当社が長年温めてきた大型企画だったのです。その打診を簡単に断るなんて・・・」と思っていても、メールには書いてくれません。

 

このやりとりを最後に、その取引先との新規の仕事が一切なくなってしまうというケースもあります。メールでは分かりづらいですが、断る時こそ、相手の意図を丁寧に読み取って断らなくてはいけません。

 

断り方がまずいと、その取引先からの仕事がなくなるだけでなく、あなた自身の評判が悪くなって、同業他社からも敬遠されるようになることも考えられます。あなたやあなたの会社に対する否定的な評価や評判が広がり、結果として、企業が損失を被る危険性も否めません。

 

「今回の打診は、仕方なく受けることが出来なくて断ることになってしまったが、次回は、また協力出来ることがあると思うので、今後とも変わらぬお付き合いを」となるような断り方をしましょう。

 

また、メールを返信しないで放置しておくことも許されません。仕事上での打診のメールは、きっと、あなただけでなく、他社にも同じように送られているはずです。このようなメールに素早く返信することが、ビジネスマナーとして大切です。3、4日返信を忘れてしまったら、それもまた、あなたの評判を落とすことになるでしょう。

 

メールの返信がなかったり、回答の仕方が良くないだけで、関係性が悪化することも多々あります。

 

例えば、あなたが相手の打診メールに対して、メールで「大変申し訳ありません。現在、様々な仕事を同時に抱えておりまして、どうしてもこの件は出来ません。また、次の機会にお願いします。」と丁寧に返信したとします。これだけ見ると、メールなので感情面が表に出ない分、不愛想に感じます。

 

もし、「いやー、本当にすみません。引き受けたいのはやまやまなんですが、実は、今、当社はいっぱいいっぱいであふれているんです。ええ、あれもこれも抱えていまして。本当は一緒に協力させていただきたかったのですが残念です。また今度お願い出来ませんか。」と、感情を込めて電話で言われたら、先ほどのメールとは受け止め方が変わります。

 

この電話なら、「じゃあ、今回はしょうがないですねぇ。また今度お願いしますね。」と、相手も言ってくれるはずです。

 

メールで断る時には、相手の気持ちを考慮した上で、関係性を壊さないように言葉を選んで文章を書いて下さい。あなたの、いや、あなたの会社の未来が変わってしまうかもしれません。

 

用件以外の雑談もあなたの本気を出し切ろう

メールで断らなければならない時も、用件だけでなく、何かプラスαを付け加えることが必要になってきます。出来ないことは出来ないと、仕事上の用件はハッキリと書くべきですが、それだけで終わらず、ゆとりを感じさせられるようなプラスαの部分を追記すると良いでしょう。

 

自分と相手に共通の趣味があれば、その話題が良いでしょう。マラソンが趣味なら、最近の練習状況を報告してみるとか、犬好きな人なら、犬のことを書くとかです。日頃から、その人とのメールのやりとりの時に、いつもそんな話題に少し触れていたら、打診を断る際にも、人間関係が壊れることはないはずです。

 

さらに、例えば、高校受験を控えているお子さんがいることを知っていたら、「娘さん、もうすぐ受験ですね。風邪などひかれないようお気をつけて下さい。」とか、ご家族の話題にも触れていたりすると、相手からも「無事に、合格しました」と嬉しい報告を聞くことが出来るかもしれません。

 

そうなれば、もちろん「おめでとうございます。」というやりとりになるでしょう。ここまでの話が出来るなら、お互いの絆が深まっているので、心配ありません。

 

メールでしかやりとりしない相手との関係性をより良好にしていくためには、このように、雑談ベースのプラスαのことを付け加えることからはじめてみるのがお勧めです。

 

余計なことがなく、用件のみ端的に書かれたメールがベストなメールとは言えません。もちろん、用件をきっちりお伝えすることがおろそかになってはいけませんが、その上で、仕事のメールでも雑談を組み込んで、相手の心をつかめるようなメールを心掛けて下さい。

 

プラスαの部分を甘く見ないで、あなたの全力で、プラスαの部分にこそ、あなたの「書く力」の本気を出してみて下さい。

 

メールを送ることが相手へのプレゼントになることもある

プライベートにおいて、会いたくてもなかなか会うことが出来ず、メールのやりとりだけになってしまっている人がいます。そんな人達にも、たまに送るメールの工夫次第で、会わなくても深い関係性を維持し続けることも出来ます。

 

お中元やお歳暮のように、1年に2回くらいメールを出してみるのも良いでしょう。「最近○○○という本を読みました。あなたの今の仕事に関係がありそうでした。そこには、こんなことが書いてありましたよ。機会があったら読んでみて下さい。特にお返事は結構ですので。」などと、メールします。

 

メールをもらった相手は、「最近なかなか直接会うことが出来ていなかったけど、私のことを気にしてくれていたんだ。」と良い印象を持ってもらえるはずです。情報を教えてあげるだけで、金銭面での負担はありませんが、この年に2回のメールだけでも、つながりが続いているなと、感じることが出来ます。

 

1年に1回は年賀状を送り合うという人も多いと思いますが、メールには即時性があります。「今、○○の本を読んだら、興味深い記述がありました。あなたもきっと好きだと思って、メールしてみました。」というように、メールは思い立った時にすぐに書いて送信可能です。これが手紙とは違う醍醐味です。

 

例えば、「私の知り合いが、お宅の娘さんと知り合いだそうです。知人は娘さんの○○なところを褒めていましたよ。」と、知人のご家族の良い評判などを教えてあげたら、嬉しくなるでしょう。すぐに送れて、費用もかからない、メールは簡単に送れるプレゼントになります。

 

メールは、日常生活の中で、なくてはならないツールとなり、当たり前のように、自分は使いこなしていると自負している人も多いでしょう。けれども、もっと有効な使い方がたくさんあるのです。

 

メールは、送信することで、相手を喜ばすことが出来たり、お得感を出すことが出来る便利なツールです。ただの連絡手段に止めるのはもったいないことです。高い意識を持って、メールを上手に使っていきましょう。

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